I.            Perusahaan dan Lingkungannya

 

  1. 1.      Model Sistem Umum Perusahaan

 

 

  1. a.      Aliran Sumber Daya Fisik

Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang. Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan.

  1. b.      Aliran Sumber Daya Virtual

Panah dibagian atas model system umum perusahaan menunjukkan aliran dari sumber daya virtual-data, informasi, dan informasi dalam bentuk keputusan. Aliran dua-arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya ditunjukkan dibagian sebelah kanan.

  1. c.       Mekanisme Pengendalian Perusahaan

Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi (1) standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan, (2) manajemen perusahaan, dan (3) suatu pemroses informasi yang mengubah data menjadi informasi

  1. d.      Lingkaran Umpan Balik

Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan kedalam pemroses informasi, yang mengubah menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada system fisik.

 

  1. 2.      Perusahaan di dalam Lingkungannya

Unsur-unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.

 

Pemasok (supplier), atau yang disebut juga vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serkat pekerja (lobor union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri. Komunitas kuangan (financial community) terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan insttitusi pemberi pinjaman lainnya yang mempengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners) adalah orang-orang yang menginvestasikan uang ke dalam perusahaan. Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan didalam pasar. Pemerintah (government), baik itu tingkat nasional, provinsi, maupun local, akan memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan perundang-undangan dan juga memberikan bantuandalam bentuk pembelian, informasi, dan dana. Komunitas global (global community) adalah wilayah geografir di mana perusahaan menjalankan operasinya.

 

  1. 3.      Aliran Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsure-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok.

 

      II.            Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik-Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Manajemen rantai pemasok terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :

  • Meramalkan permintaan pelanggan
  • Membuat jadwal produksi
  • Menyiapkan jaringan transportasi
  • Memesan persediaan pengganti dari para pemasok
  • Menerima persediaan dari pemasok
  • Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dalam peruses, dan barang jadi
  • Melalukan produksi
  • Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan
  • Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan

Sistem informasi perusahaan dapat digunakan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitas diatas.

  1. 1.      Sistem Elektronik

Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui rantai pemasok maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis, langkah demi langkah. Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pemasok, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal computer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan dan produksi perusahaan, di dalam area pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh transporter, dan di lokasi pelanggan.

  1. 2.      Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha

Manajemen rantai pasokan hanya salah satu aspek dari system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), namun memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Penggunaan system ERP dari vendor yang sama (SAP, Oracle, atau produk lainnya) oleh para anggota didalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan.

 

    III.            Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada pengguunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategi perusahaan.

  1. 1.      Rantai Nilai Porter

Professor Harvard Michael E. Porter adalah orang yang paling sering dikaitkan dengan topic keunggulan kompetitif. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain).

 

Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari rantai nilai. Perusahaan menciptakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh Porter sebagai aktivitas nilai (value activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis yaitu aktivitas nilai utama (primary value activities) dan aktivitas nilai pendukung (support value activities).

 

  1. 2.      Dimensi-dimensi Keunggulan Kompetitif
    1. Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. System informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser Web) guna kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.

  1. Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapat keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari pada pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

  1. Keunggulan Operasional

Keunggulan operasional (operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Di sinilah system informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

 

   IV.            TANTANGAN DARI PESAING-PESAING GLOBAL

Perusahaan multinasional (multinational corporation – MNC) adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan-perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri.

  1. 1.      Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional

Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi, kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah system terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Dalam konteks ini, ketidakpastian adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi.”

  1. 2.      Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional.

  1. 3.      Keuntungan Koordinasi

Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC adalah karena memiliki kemampuan pemrosesan informasi yang baik yang didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi. Keuntungan koordinasi antara lain meliputi:

  • Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar
  • Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain-atau satu wilayah dalam satu negara lain
  • Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia
  • Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antar unit di berbagai Negara
  • Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan?
  • Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
  • Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan

Semua keunggulan di atas disebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan.

 

     V.            TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Pengembangan semua jenis system informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi ketika suatu system yang dibuat mencakup batas internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa kendala yang unik. sistem informasi global (global information system-GIS) diberikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas Negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembangan GIS:

  1. 1.      Kendala-kendala Politis

Pemerintah nasional di suatu negara di mana anak peusahaan berada dapat menetapkan beragam pembatasan yang perusahaan induk mengalami kesulitan untuk memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan. Pembatasan yang umum adalah akses yang terbatas ke komunukasi yang berkecepatan tinggi. Karena infrastruktur telepon biasanya dililiki dan dioperasikan oleh pemerintah dan bukannya perusahaan swasta, hal ini dapat menjadi suatu rintangan yang cukup berat.

  1. 2.      Rintangan Budaya dan Komunikasi

Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap konsisten meskipun menggunakan bahasa yang berbeda-beda. Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS mengandal grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada perintah yang diketikkan dalam field. Selain itu, masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk membuat GIS, ia harus siap untuk mangadaptasi berbagai kebutuhan populasi global ke dalam sistemnya.

Rintangan budaya juga dapat mempengaruhi rancangan suatu GIS. Di dalam beberapa masyarakat tertentu, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya dipandang sebagai suatu petanda tingkat social.

  1. A.     Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras   

pemerintah nasional mencoba untuk melindungi parikan lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Ketentuan seperti ini dapat memengaruhi pengoperasian berbagai sistem peranti keras dan lunak yang berbeda.

  1. B.      Pembatasan Pemrosesan Data 

Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan dikirim keluar negeri dan dip roses di tempat lain.

  1. C.      Pembatasan Komunikasi Data

pembatasan komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder data flow-TDF), adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara. Pengaturan TDF, yang diawali pada tahun 1970-an, telah diberlakukan oleh banyak negara sebagai salah satu car untuk melindungi privasi pribadi warga negaranya.

  1. 3.      Masalah-masalah Teknologi

MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi ganguan listrik. Sirkuit telekomunikasi seringkali hanya dapat mengirimkam data dengan kecepatan rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak bajakan, beberapa vendor peranti linak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.

  1. 4.      Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan

Manajemen kantor anak perusahaan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap akan dapat mengurangi pendapatan mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para manajer tingkat menengah dapat merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data opersional kepada perusahaan induk.

Dengan segala kemungkinan masalah diatas adalah, adalah mukjizat kecil jika MNC mencoba untuk mengembangkan GIS. Meskipun menghilangkan seluruh masalah diatas  adalah   suatu hal yang mustahil untuk dilakukan, pengaruh MNC dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan kedalam rencana strategis sumber daya informasi. Kita akan membahas rencana ini nanti.

 

   VI.            MANAGEMEN PENGETAHUAN

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdira atas :

  • Peranti keras computer
  • Peranti lunak computer
  • Spesialis informasi
  • Pengguna
  • Fasilitas
  • Database
  • Informasi

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi,sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah dikumpulkan dan kemudian menjadi informasi yang bermanfaat. Manajer kemudian memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat dan dalam waktu yang tepat sehingga ia dapat dipergunakan. Terakhir, manajemen akan membuang informasi yang telah melewati masa manfaatnya dan menggantinya dengan informasi terbaru dan akurat. Semua aktivitas ini-mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat-disebut manajemen pengetahuan (knowledge management)

 

  1. 1.      Dimensi Informasi

Ketika pengembang sistem(pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi.9 Keempat dimensi yang diinginkan ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

  • Relevansi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersubut berhubungan masalah yang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu fakta-fakta yang tidak sehubungan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai “informasi”
  • Akurasi. Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100%. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang, seperti penggajian, penagihan, dan piutang, berusaha untuk mencapai tingkat akurasi 100%. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan statistik, sering kali masih tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100% akurat. 
  • Ketepatan waktu. informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermaanfaat.
  • Kelengkapan. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan atau gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Informasi dikatakan lengkap jika memiliki jumlah agragasi yang tepat dan mendukung semua area di mana keputusan akan diambil.

 

  1. 2.      Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah

Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, mengitung jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Kerenanya, sistem informasi dianggap memiliki “tingkNBat rendah” karena hubungannya dengan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

 

 VII.            PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI

Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan computer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tengah sebuah unit khusus yang terdiri atas para professional informasi. Unit ini yang disebut sebagai layanan informasi (information system-IS).

 

Chief Information Officer dan Chief Technology Officer

Istilah CEO, untuk “chief executive officer, pertama kali dicantumkan dalam kosakata bisnis untuk menunjukkan seorang (presiden atau ketua dewan direksi) yang memiliki pengaruh terbesar dalam mengarahkan perusahaan. Istilah-istilah seperti CFO, untuk “Chief Financial Officer”, dan COO, untuk “Chief Operating System” kemudian juga ikut dibuat. Terminologi yang serupa juga diciptakan untuk  manajer layanan informasi. Pertama, CIO, untuk “Chief Information Officer,” digunakan; lalu belakangan ini, istilah CTO, untuk “Chief Technology Officer,” mulai muncul. Istilah-istilah ini menggambarkan peranan penting yang seharusnya dimainkan oleh manajer puncak layanan informasi. Chief Information Officer (CIO) atau Chief Technology Officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi.

CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini:

  • Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.
  • Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini – jangan menunggu untuk diundang.
  • Fokus pada perbaikan bisnis.
  • Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.
  • Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
  • Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

 

 

  1. 1.      Perencanaan Strategis bagi Perusahaan

Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite edukatif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan, jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Dalam beberapa kasus, rencana dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan situasi. Komite juga dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.

  1. 2.      Rencana Strategis untuk Area-area Bisnis

Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak tidak dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan baik.

PENDEKATAN SPIR Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information resources – SPIR) adalah pengembangan rencana strategis secara parallel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencaan perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi.

About Handia Fahrurrozi

Bebas namun beraturan, kegagalan adalah keberhasilan yang tidak diperjuangkan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s